Unternehmen produzieren zahlreiche interne Reports, etablieren neue Teams, um den zusätzlichen Informationsbedürfnissen des Managements zu genügen. Zugleich sind Kosten teilweise erheblich, der Mehrwert jedoch gering. Daher empfiehlt es sich das Reporting-Inventar regelmässig zu prüfen. Da Umfragen oder Interviews keine Abhilfe schaffen, schlagen wir einen radikalen Ansatz vor.

Der traditionelle Weg: Das Inventar und das Interview

Die meisten Unternehmen verfügen über keine Übersichtsliste von Berichten, die den Inhalt, die Häufigkeit und die interne Zielgruppe zusammenfasst. Das ist zwar ein erster Schritt, hilft aber nicht bei der Beantwortung der Kernfrage: Wer braucht die Informationen eigentlich für welchen Zweck?

Aus diesem Grund beginnen Teams normalerweise damit, die Zielgruppe per Umfrage oder Interview zu erreichen, um dies herauszufinden. Aber ich nehme an, Sie kennen die Antwort: Niemand vom Management wird Ihnen sagen, dass bestimmte Informationen oder sogar der gesamte Bericht gestoppt werden kann. Sie erhalten keine Informationen, die es ermöglichen, den Bericht zu verbessern und den Produktionsprozess effizienter zu gestalten. Fast alle unsere Erfahrungen werden Ihnen sagen: Es wird in Frequenz, Aufwand und Publikum so weitergehen wie bisher – auch nach der Befragung.

Wenn Sie diesen Weg gehen möchten, sind Sie besser dran, wenn Sie diese Übung gar nicht erst anstoßen. Aber wir haben einen besseren Ansatz.

Die Alternative: Seien Sie radikal.

Anstelle des traditionellen Weges schlagen wir Folgendes vor: Erstellen Sie die Berichte weiterhin wie gewohnt, beginnen Sie jedoch mit der Erfassung des Aufwands, der mit dem Produktionsprozess verbunden ist. Dazu gehören Vorbereitung, Layout, Validierung, Qualitätssicherung – aber versenden Sie den Bericht NICHT mehr .

1. Stoppen Sie den Versand über Nacht und halten Sie sämtliche Berichte zurück. Warten Sie ab. Warten Sie auf die Reaktion der Zielgruppe und ob sie mit der Bitte um den Bericht auf Sie zukommt.

2. Seien Sie auf jeden Fall bereit: Dass sie nicht fragen – oder sich lauthals beschweren. In ersterem Falle: seien Sie glücklich - Sie haben dem Unternehmen Geld gespart. In zweitem Falle: Nutzen Sie die Gelegenheit, um zu diskutieren: Skizzieren Sie, warum Sie den Bericht nicht wie gewohnt geliefert haben – erklären Sie das Experiment und seinen Zweck: Effizienz in der Berichterstattung durch Fokussierung auf das, was für das Management wirklich relevant ist.

3. Erklären Sie den Aufwand, der mit der Erstellung des Berichts verbunden ist: Das Management muss sich darüber im Klaren sein, dass ein Bericht nicht kostenlos ist. Mitarbeiter könnten die Zeit anders nutzen, z.B. indem die Informationen analysiert werden, anstatt nur zusätzliche Berichte zu erstellen und Informationen zusammenzuziehen.

4. Fragen Sie nach den Informationen, die für die Person wichtig sind, und verstehen Sie den Grund dafür. Möglicherweise können Sie eine kürzere Version oder eine Version mit zusätzlichen Informationen vorschlagen, um den Anforderungen besser gerecht zu werden.

Die Realität

Es wird hart, vor allem, wenn das Telefon klingelt und Leute sich darüber beschweren, dass sie den Bericht nicht rechtzeitig bekommen. Aber seien Sie vorbereitet und stimmen Sie das Vorgehen vorher mit Ihrem Vorgesetzten oder dem Management ab. Möglicherweise müssen Sie diese Übung im Laufe der Zeit wiederholen - aber denken Sie immer daran: Dies dient dem Zweck, effizienter zu sein und sich auf die relevanten Informationen zu konzentrieren. Das gehört zu Ihrem Job – schauen Sie im Zweifelsfall in Ihre Stellenbeschreibung.

Je nach Anzahl der Meldungen können Sie netto mit einem Minderaufwand von 10 bis 25 % rechnen. Zudem erhalten Sie wertvolles Feedback von der Zielgruppe, auf welche Inhalte es wirklich ankommt – das kann einige Aufwandsersparnis kompensieren.

Sie möchten mehr über diesen Ansatz erfahren? Schreiben Sie uns eine Nachricht an info@lumoava.ch oder rufen Sie uns an.